pixabay
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur jest systemem teleinformatycznym, zarządzanym przez Krajową Administrację Skarbową. Funkcjonuje już od 2022 roku, przy czym przedsiębiorcy mogą aktualnie korzystać z niego dobrowolnie. Od 2026 roku KSeF stanie się jednak obowiązkowy, dlatego warto poznać ten system już teraz! Czym jest KSeF i jak z niego korzystać? Co musimy wiedzieć o fakturach ustrukturyzowanych?
KSeF - co to za system? Najłatwiej rzecz ujmując, jest to program komputerowy, służący głównie do wystawiania i odbierania faktur strukturalnych. Z jego pomocą można także przechowywać takie faktury i korzystać z dostępu do nich w dowolnym momencie. Co ciekawe, faktura ustrukturyzowana to dokument istniejący od 1 stycznia 2022 roku - obecnie coraz większe grono przedsiębiorców korzysta z takiego rozwiązania. Więcej cennych informacji na temat KSeF znajdziemy na portalu Poradnik Przedsiębiorcy.
Czym jest faktura strukturalna? To dokument w formacie XML, który wystawić można poprzez wzorzec znajdujący się w Krajowym Systemie e-Faktur. Musimy wiedzieć, że każda taka faktura wprowadzona do systemu ma jeden wzorzec. Zawiera wszystkie istotne elementy i pola nieobowiązkowe, które mogą mieć znaczenie w obrocie pomiędzy przedsiębiorcami. Jeśli chodzi o datę wystawienia dokumentu, jest nią dzień wprowadzenia do programu. Oczywiście KSeF sprawdza prawidłowość faktury i nadaje jej numer identyfikacyjny, a następnie wystawca otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru. Faktura z numerem identyfikacyjnym zostaje także udostępniona nabywcy. Jak wystawić fakturę ustrukturyzowaną? Jest to możliwe za pomocą bezpłatnej aplikacji (udostępnionej przez Ministerstwo Finansów) lub oprogramowania na komputerze.
Obowiązkowe korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur dotyczyć będzie czynności podlegających opodatkowaniu VAT (w tym także krajowych dostaw towarów i świadczenia usług dokonywanych między przedsiębiorcami, na rzecz konsumentów lub organów publicznych). Pamiętajmy o tym, że faktury korygujące także wystawiać trzeba za pomocą KSeF. Przedsiębiorcy nadal będą mogli korzystać z elektronicznych faktur uproszczonych, co znacznie ułatwia codzienną pracę. Kto będzie musiał korzystać z KSeF od 2026 roku? Ten obowiązek będą mieli czynni podatnicy Vat, zwolnieni przedsiębiorcy z VAT i podatnicy zidentyfikowani w naszym kraju do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski numer identyfikacji podatkowej. Nie ma znaczenia to, w jakiej branży działa przedsiębiorca i jakie są zyski firmy. Z kolei obowiązku e-fakturowania nie będą mieli podatnicy, którzy nie mają siedziby działalności lub stałego miejsca prowadzenia firmy w Polsce - wtedy wystawienie faktury strukturalnej będzie fakultatywne.
Jakie zalety daje możliwość użytkowania Krajowego Systemu e-Faktur w swojej firmie? Na szczęście KSeF niesie za sobą mnóstwo korzyści, które powinien znać każdy przedsiębiorca. Przede wszystkim możemy liczyć na oszczędność kosztów i czasu. Przetwarzanie faktur odbywa się szybko i sprawnie, dzięki czemu nie trzeba tracić czasu na tradycyjną dokumentację. Kolejna kwestia to mniejsza ilość biurokracji. Nie ma tutaj obowiązku duplikatów faktur i sporządzania JPK_FA na żądanie organów. KSeF oznacza również szybszy zwrot podatku VAT, co wiąże się z usprawnieniem przepływu faktur między wystawcami i nabywcami. Ogromnie ważne jest lepsze zarządzanie łańcuchem dostaw i zachowanie przejrzystości oraz bezpieczeństwa. Program uszczelnia system podatkowy, zapewniając jednocześnie zmniejszenie ryzyka oszustw! Nic więc dziwnego, że przedsiębiorcy już teraz korzystają z Krajowego Systemu e-Faktur podczas prowadzenia własnej działalności gospodarczej.
Jak widzimy, KSeF jest nowoczesnym i niezawodnym systemem komputerowym, zapewniającym wiele funkcjonalności i usprawniającym codzienną pracę. Musimy wiedzieć, że obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur stanie się faktem dla przedsiębiorców w 2026 roku.
