KSeF - konsekwencje nieprzygotowania i inne istotne informacje

KSeF (Krajowy System e-Faktur) jest systemem informatycznym, który pozwala na wystawianie, przesyłanie i udostępnianie faktur strukturalnych w elektronicznej wersji. Już za jakiś czas program ten stanie się obowiązkowy dla podatników VAT czynnych i zwolnionych. Jak przygotować się do wystawiania faktur zakupu w tym systemie? Co warto wiedzieć o trybie awaryjnym KSeF?

KSeF faktury zakupowe

Korzystanie z KSeF faktury zakupowe jest możliwe w sytuacji, gdy przedsiębiorca uwierzytelni się w systemie. Sposób nadawania uprawnień jest zależny od tego, czy dana osoba jest osobą fizyczną, czy nie. W pierwszym wypadku konieczne jest skorzystanie z profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego, zawiadomienia ZAW-FA lub tokenu. W drugim przypadku z kolei uwierzytelnienie odbywa się elektroniczną pieczęcią kwalifikowaną z przypisanym NIP-em lub tokenem. Warto podkreślić, że przedsiębiorca ma prawo nadawać uprawnienia w KSeF innym osobom w zakresie dostępu do faktur, ich wystawiania, zarządzania uprawnieniami, przeglądania uprawnień i przeglądu sesji. To wskazuje, że fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur wystawić może zarówno przedsiębiorca, jak i osoba do tego upoważniona. 

Konsekwencje nieprzygotowania do KSeF

Ministerstwo Finansów wprowadziło datę obowiązkowego korzystania z KSeF. W efekcie e-faktura stanie się koniecznością dla firm, które mają coraz mniej czasu na dostosowanie się do zmian. Wdrożenie programu odbywać się będzie w następujących terminach:

• Od 1 lutego 2026 roku dla dużych firm
• Od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorców
• Od 1 stycznia 2027 roku dla najmniejszych podatników, którzy dokonują transakcji na niewielkie kwoty (do łącznej wartości sprzedaży do 10 tysięcy złotych na miesiąc)

Obecnie znaczna część firm nie rozpoczęła procesu adaptacji do wdrożenia KSeF. Wynika to z faktu, że wiele osób nadal wierzy w to, że KSeF nie wejdzie w życie. Występuje także błędne przekonanie, że odpowiedzialność za wdrożenie spoczywa na biurach rachunkowych lub działach księgowości. Jednakże to przedsiębiorca odpowiada za zgodność faktur z wymogami systemu KSeF, a biuro rachunkowe nie może samodzielnie zintegrować systemów sprzedażowych klienta z KSeG bez udziały przedsiębiorcy. Nie zapominajmy o tym, że testowanie i wdrażanie programu wymaga określenia konkretnych procedur w przedsiębiorstwie! Ważne jest to, aby jak najszybciej zabrać się za ten proces. Wszelkie opóźnienia mogą bowiem poskutkować brakiem możliwości tworzenia lub odbierania faktur, co wpłynie na zaburzenia płynności finansowej i relacji z kontrahentami. 

KSeF - tryb awaryjny

Jeśli chodzi o KSeF tryb awaryjny, o wszelkich usterkach systemu ma nas informować minister właściwy do spraw finansów publicznych za pomocą Biuletynu Informacji Publicznej. Aktualne przepisy wskazują, że komunikat obejmować będzie określony okres awarii, tak aby można było stosować odpowiednie zasady wystawiania faktur w takiej sytuacji. Sposoby postępowania dokładniej uregulowane zostały w artykule 106nf ustawy o VAT - w okresie trwania awarii KSeF podatnik wystawia faktury w elektronicznej wersji i udostępnia je nabywcy we wcześniej uzgodniony sposób. Dodatkowo należy oznaczyć fakturę kodem pozwalającym na dostęp do niej w KSeF i weryfikację danych oraz zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści dokumentu w razie udostepnienia w inny sposób niż przy użyciu KSeF. W ciągu 7 dni roboczych (od dnia zakończenia awarii systemu) podatnik musi przesłać faktury do Krajowego Systemu e-Faktur w celu przydzielenia im odpowiednich numerów. 

Warto zauważyć, że Krajowy System e-Faktur to nowoczesne oprogramowanie ułatwiające wystawianie i odbieranie faktur strukturalnych. Jak wiadomo, w przyszłym roku zaistnieje konieczność korzystania z tego systemu, dlatego już teraz należy się z nim zapoznawać zwłaszcza wtedy, gdy prowadzimy własną działalność gospodarczą. Jeżeli dojdzie do awarii systemu, uzyskamy taką informację od ministra ds. finansów publicznych i będziemy wystawiać elektroniczne faktury w inny sposób, zgodnie ze wskazówkami.